VBA Dir関数で請求書PDF収集を自動化！総務の月末業務を劇的に効率化する実務テクニック

毎月数百枚もの請求書PDFを、手作業でリネームし、指定のフォルダに移動させる――総務担当者の皆さん、その膨大な作業にうんざりしていませんか？月末月初になると、まるで請求書の海に溺れるような感覚になることもあるかもしれません。手作業での処理は時間と労力を消耗するだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。 しかし、ご安心ください！VBAのDir関数を使えば、この退屈で時間のかかる作業を劇的に自動化し、あなたの月末業務を驚くほど効率化できます。今回は、VBAエキスパートの視点から、総務の実務に直結する請求書PDFの収集・整理術をご紹介します。

【コピペOK】請求書PDFを自動収集するVBA実務コード

まずは、指定したフォルダから全てのPDFファイルを効率的に探し出すVBAコードです。このコードを参考に、あなたのPC環境に合わせてパスを調整し、そのままお使いいただけます。

Sub CollectInvoicePDFs()
    Dim targetFolder As String
    Dim fileName As String
    Dim collectedFiles As New Collection ' 収集したファイル名を格納するコレクション
    Dim i As Long

    ' ▼ 請求書PDFが格納されているフォルダパスとファイルパターンを指定 ▼
    targetFolder = "C:\Inv\" ' フォルダの最後に「\」を忘れずに
    fileName = Dir(targetFolder & "*.pdf") ' 最初のPDFファイルを取得

    ' ループで全てのPDFファイル名を収集
    Do While fileName <> ""
        collectedFiles.Add targetFolder & fileName ' フルパスでコレクションに追加
        fileName = Dir() ' 次のPDFファイルを取得
    Loop

    ' ▼ 収集したPDFファイルに対して処理を実行 ▼
    If collectedFiles.Count > 0 Then
        MsgBox collectedFiles.Count & "件の請求書PDFを収集しました。", vbInformation
        For i = 1 To collectedFiles.Count
            ' 例: イミディエイトウィンドウにファイル名を表示
            Debug.Print "収集ファイル: " & collectedFiles.Item(i)

            ' ★ ここに、収集したPDFファイルに対する具体的な処理を記述します ★
            ' 例1: ファイル名の変更 (リネーム)
            ' Name collectedFiles.Item(i) As targetFolder & "新しいファイル名_" & i & ".pdf"

            ' 例2: 特定のフォルダへの移動
            ' Dim destinationFolder As String
            ' destinationFolder = "C:\ProcessedInvoices\"
            ' Name collectedFiles.Item(i) As destinationFolder & Replace(collectedFiles.Item(i), targetFolder, "") ' ファイル名のみ抽出して移動

            ' 例3: PDFの内容を読み取ってデータ化 (※別途ライブラリや高度な処理が必要)
        Next i
    Else
        MsgBox "指定されたフォルダに請求書PDFは見つかりませんでした。", vbExclamation
    End If

    Set collectedFiles = Nothing ' コレクションを解放
End Sub
    

【重要】Dir関数の落とし穴と安全な回避方法

上記のコードはシンプルに見えますが、Dir関数を使う上での「隠れた落とし穴」が存在します。それは、Dir関数のループ中に、別のDir関数を呼び出すと、元の探索位置を見失ってしまうという特性です。

この問題を安全に回避するためには、上記の実務コードで採用している「一度、全てのファイル名をコレクション（または配列）に格納し、その後にコレクションをループして個々のファイル処理を行う」方法が最も確実です。 これにより、Dir関数によるファイル探索と、ファイルに対する具体的な処理（リネーム、移動など）を明確に分離でき、予期せぬ挙動を防ぐことができます。 コレクションや配列に格納されたファイルパスは、Dir関数の状態に左右されず、安全に処理を進めることが可能です。

まとめ：VBA Dir関数で総務の請求書業務をスマートに！

VBAのDir関数は、ファイルの自動収集において非常に強力なツールです。総務の皆さんが毎月頭を悩ませていた「請求書PDFの手動処理」も、この機能を活用することで、大幅な時間短縮とミスの削減が実現できます。 今回ご紹介した実務コードと、Dir関数の「落とし穴」の回避策を理解し実践することで、あなたは定型業務から解放され、より戦略的で価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。 ぜひ、今日の記事を参考に、あなたのVBA自動化スキルを次のレベルへと引き上げてください。月末月初が、きっと楽になります！